ಒಂದು ಶಾಲೆ ತೊರೆದು ಮತ್ತೊಂದು ಶಾಲೆಗೆ ಸೇರುವ ಮಕ್ಕಳು, ಒಂದು ಹಂತ ಪೂರೈಸಿ ಮತ್ತೊಂದು ಹಂತಕ್ಕೆ ಸಾಗುವ ಮಕ್ಕಳಿಗೆ ಇದುವರೆಗೂ ವರ್ಗಾವಣೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಭೌತಿಕವಾಗಿ ನೀಡಲಾಗುತ್ತಿತ್ತು. ಇದರಿಂದ ಶಾಲೆ ತೊರೆಯುವ ಮಕ್ಕಳನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ಪತ್ತೆ ಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತಿರಲಿಲ್ಲ.
ಈ ಬಾರಿ ಯಾವುದೇ ಮಗು ಮತ್ತೊಂದು ಶಾಲೆಗೆ ಸೇರಿದ ನಂತರ ಆ ಶಾಲೆಯಿಂದ ಮಗು ಕಲಿತ ಹಿಂದಿನ ಶಾಲೆಗೆ ಇ-ಮೇಲ್‌ ಮೂಲಕ ಕೋರಿಕೆ ಪತ್ರ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. ಶಾಲೆಯ ಸಂಖ್ಯೆ ನಮೂದಿಸುವುದು ಕಡ್ಡಾಯ. ಆ ನಂತರವೇ ವರ್ಗಾವಣೆ ಪತ್ರ ಇ-ಮೇಲ್‌ ಮೂಲಕವೇ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಶಾಲೆಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಒಂದು ವಾರದ ಗಡುವು ನೀಡಲಾಗಿದೆ.